Nabízíme
Komplexní služby v oblasti archivace a skartace dokumentů.
Základním cílem společnosti SKART komplex s.r.o. je poskytovat služby na co nejvyšší možné úrovni vedoucí ke spokojenosti všech našich zákazníků. Společnost SKART komplex s.r.o. navázala na činnost firmy SKART – Martin Pastrňák, která se správou a zpracováním dokumentů zabývá od roku 1998. V červnu 2014 jsme úspěšně absolvovali kontrolu provedenou Zemským archivem v Opavě – viz protokol o kontrole.
Důvěřují nám
OSTRAVA, OPAVA, FRÝDEK – MÍSTEK, NOVÝ JIČÍN, KARVINÁ, BRUNTÁL, OLOMOUC, PŘEROV, PROSTĚJOV, VSETÍN, ŠUMPERK, JESENÍK A DÁLE CELÁ ČR
Kontaktujte násSlužby
- Spisová služba
- Nabízíme Vám komplexní řešení problematiky zpracování dokumentů ve Vaší společnosti, organizaci či firmě.
- Skartace dokumentů
- Zajistíme likvidaci dokumentů s prošlými skartačními lhůtami na velkokapacitním skartovacím stroji XERTEC Intimus.
- Archivace dokumentů
- Nabízíme Vám archivaci dokumentů v naší komerční spisovně. Tuto službu poskytujeme aktivním firmám, likvidátorům i konkurzním správcům.
- Poradentsví
- Provedení vstupních analýz potřebných ke zjištění stávajícího stavu v oblasti počítačového zpracování dokumentů.
Archivace dokumentů
Nabízíme Vám archivaci a správu dokumentů v naší komerční spisovně. Tuto službu poskytujeme aktivním firmám, likvidátorům i konkurzním správcům. Díky našim dlouholetým zkušenostem jsme schopni se profesionálně postarat o veškeré dokumenty a zajistit Vám vzdálený elektronický přístup k Vámi požadovaným dokumentům. Spisovna je řádně schválena a pravidelně dozorována Zemským archivem v Opavě.
Poskytované činnosti:
- Převzetí a převezení dokumentů (účetních dokladů, advokátních spisů, stavební a výkresové dokumentace, zdravotní dokumentace, chorobopisů, ambulantních karet apod.)
- Odborné zpracování podle platného spisového řádu a v souladu s platnou legislativou
- Uložení v našich depotech
- Vypracování elektronické evidence uložených dokumentů
- Zpracování požadavků na dohledání dokumentů a jejich zpětné zpřístupnění (elektronicky nebo fyzicky)
- Provádění pravidelných skartací
- Komunikaci s příslušným státním archivem
- Možnost dodání krabic vhodných pro ukládku dokumentů
Pro likvidátory a správce konkurzních podstat nabízíme zajištění veškerých činností, včetně zajištění dokumentů nutných pro umožnění výmazu společnosti.
Spisová služba
Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jako zajišťování úkonů spojených s příjmem, oběhem, odesíláním a vyřazováním dokumentů.
Spisová služba zahrnuje:
Spisový řád
Spisová služba v organizaci se řídí Spisovým řádem. Zpracujeme řád, směrnici nebo podnikovou normu v souladu s platnou legislativou.
Poradenství a vypracování analýz při zavádění a provozu informačních systémů
Provedení vstupních analýz potřebných ke zjištění stávajícího stavu v oblasti počítačového zpracování dokumentů. Vypracování posudku stávajícího informačního systému a poradenství při přípravě podkladů pro výběr nového IS. Dohled nad zaváděním a provozem IS.
Fyzické zpracování dokumentů
Komplexní zpracování dokumentů, založení a vybavení spisovny a archivu v prostorách klienta.
Periodické činnosti poskytované ve spisovně klienta
Evidence nových dokumentů ve spisovnách a archivech. Skartace dokumentů s prošlou skartační lhůtou. Perioda se provádí zpravidla jednou ročně.
Skartace dokumentů a datových nosičů
Skartace dokumentů na velkokapacitních skartovacích strojích XERTEC Intimus se stupněm utajení skartovaného materiálu dle NBÚ 2 důvěrné.
Skartace dokumentů
Skartaci dokumentů s prošlými skartačními lhůtami provádíme na velkokapacitních skartovacích strojích XERTEC Intimus, se stupněm utajení skartovaného materiálu dle NBÚ 2 důvěrné – certifikát ZDE .
Poskytované činnosti:
- Převzetí a odvoz dokumentů (účetních dokladů, advokátních spisů, stavební a výkresové dokumentace, zdravotní dokumentace, chorobopisů, ambulantních karet apod.)
- Příprava dokumentů na skartaci (zbavení kancelářských sponek, folií ….)
- Skartace dokumentů
- Vystavení protokolu o skartaci
- V případě potřeby zajištění schvalovacího řízení v příslušném Státním archivu
Archivace a skartace účetních dokladů
Dle definice je účetní doklad originální dokument se stanovenými náležitostmi, kterým se prokazuje účetní případ. Mezi nejběžnější účetní doklady patří faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy či vnitřní účetní doklady. Při podnikatelské činnosti je firma časem nucena problém s narůstajícím množstvím dokumentů řešit.
Archivace účetních dokladů
V praxi se setkáváme s případy, kdy se organizace archivací účetních dokladů začne zabývat ve chvíli neschopnosti dohledání požadovaných dokumentů vyžádaných státními úřady v případě kontrol, ale také v případě prohraných soudních sporů, kdy daný účetní doklad nelze soudu předložit. Průběžná archivace účetních dokladů, která je spojená i s jejich evidencí, pomůže tento problém vyřešit. Evidencí účetních dokladů získá podnikatelský subjekt nejen přehled o druhu dokumentů, ale i o jejich množství a především o skartačních lhůtách, které jsou velmi důležité při rozhodování o skartaci účetních dokladů. K tomuto se firmy obvykle uchylují při nedostatku místa v kancelářích, sklepech, půdách, v lepším případě vlastních spisovnách.
Skartace účetních dokladů
Příprava skartace účetních dokladů je proces, ve kterém se z celkové evidence vyčlení dokumenty s prošlou skartační lhůtou. Za účelem prověření, zda u daného účetního dokladu pominula nejen jeho správní, ale i provozní potřeba, je vhodné zpracované seznamy účetních dokladů navržených ke skartaci nechat posoudit útvarům, ve kterých vznikly. Po odsouhlasení těchto dokumentů, popř. i po schválení Státním oblastním archivem lze přistoupit ke skartaci účetních dokladů s prošlou skartační lhůtou. Abyste předešli případným komplikacím, doporučujeme tomuto problému věnovat zvýšenou pozornost. Skartace účetních dokladů je totiž proces nevratný.
Servis pro likvidátory
Vedle služeb, které poskytujeme firmám (archivace, správa dokumentů, komerční spisovna …) nabízíme i další odborné služby např. pro likvidátory a konkurzní správce. Díky našim dlouholetým zkušenostem jsme schopni se profesionálně postarat o veškeré písemnosti a zajistit i vzdálený elektronický přístup k Vámi požadovaným dokumentům. Veškeré služby zajišťujeme v souladu s platnou legislativou.