Archivace a skartace účetních dokladů

Dle definice je účetní doklad originální dokument se stanovenými náležitostmi, kterým se prokazuje účetní případ. Mezi nejběžnější účetní doklady patří faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy či vnitřní účetní doklady. Při podnikatelské činnosti je firma časem nucena problém s narůstajícím množstvím dokumentů řešit.

 

Archivace účetních dokladů

V praxi se setkáváme s případy, kdy se organizace archivací účetních dokladů začne zabývat ve chvíli neschopnosti dohledání požadovaných dokumentů vyžádaných státními úřady v případě kontrol, ale také v případě prohraných soudních sporů, kdy daný účetní doklad nelze soudu předložit. Průběžná archivace účetních dokladů, která je spojená i s jejich evidencí, pomůže tento problém vyřešit. Evidencí účetních dokladů získá podnikatelský subjekt nejen přehled o druhu dokumentů, ale i o jejich množství a především o skartačních lhůtách, které jsou velmi důležité při rozhodování o skartaci účetních dokladů. K tomuto se firmy obvykle uchylují při nedostatku místa v kancelářích, sklepech, půdách, v lepším případě vlastních spisovnách.

 

Skartace účetních dokladů

Příprava skartace účetních dokladů je proces, ve kterém se z celkové evidence vyčlení dokumenty s prošlou skartační lhůtou. Za účelem prověření, zda u daného účetního dokladu pominula nejen jeho správní, ale i provozní potřeba, je vhodné zpracované seznamy účetních dokladů navržených ke skartaci nechat posoudit útvarům, ve kterých vznikly. Po odsouhlasení těchto dokumentů, popř. i po schválení Státním oblastním archivem lze přistoupit ke skartaci účetních dokladů s prošlou skartační lhůtou. Abyste předešli případným komplikacím, doporučujeme tomuto problému věnovat zvýšenou pozornost. Skartace účetních dokladů je totiž proces nevratný.